Som ny BI-konsulent i Lemvig Kommune tilbage i 2018 fik Anne Lykke til opgave at lave ledelsesinformation på det specialiserede voksenområde. Rapporten skulle bl.a. bruges til at få indsigt i hvorfor udgifterne steg.
"For fire år siden var jeg ny i den kommunale verden, og jeg vidste ikke noget om datakvaliteten på voksenhandicap-området. Men jeg opdagede hurtigt, at der var stor efterspørgsel efter nøgletal, da udgifterne steg, og det var svært at forklare, hvorfor," siger Anne Lykke.
FLIS Voksenhandicap giver mulighed for at undersøge forskellige aspekter af det specialiserede voksenområde, herunder økonomi og ydelser til voksne borgere med svære handicap eller psykiske sygdomme, der har brug for støtte mange timer af døgnet. Men dataområdet har længe haft ry for at have lav kvalitet.
Anne prøvede at finde de nødvendige nøgletal i FLIS, men det viste sig hurtigt, at nøgletallene ikke matchede fagchefens viden om området. De prøvede også at hente data fra Danmarks Statistik, men tallene her matchede heller ikke oplysningerne i kommunens fagsystem.
"Vi havde tre forskellige tal for alle ydelser, hvilket betød, at der ikke var overensstemmelse mellem de borgere, kommunen betalte for, de borgere, der stod i fagsystemet, og de tal, der stod i både FLIS og Danmarks Statistik," siger Anne.
Mangel på forståelse af data fører til fejlagtige rapporter
Kommunen besluttede at lægge FLIS til side for en stund og fokusere på Danmarks Statistik, hvormed de fik igang med en stor undersøgelse.
Det viste sig, at der var flere årsager til, at dataene var utilstrækkelige. Blandt andet brugen af et gammelt økonomisystem, som var blevet lukket ned, men stadig indsendte data til Danmarks Statistik. Dette resulterede i, at dobbelt så mange borgere blev rapporteret, hvilket gav den laveste udgift pr. modtager i landet.
"Det var selvfølgelig ikke rigtigt! Vi anede heller ikke, at det var en automatisk dataindlæsning til Danmarks Statistik, der var kilden til dataene, der blev vist i FLIS og Danmarks Statistik," siger Anne. "Problemet var, at vi ikke havde en god forståelse af vores data, hvilket gjorde det svært at vurdere, hvad der var korrekt."
Lemvig Kommune lærte at forbedre datavalidering
For at få et overblik over situationen, investerede kommunen i et forløb hos Komponent, hvor de hjalp med at opnå en oversigt over dataene. Anne siger, ”Det var en kæmpe hjælp for os, fordi de gav os en overskuelig metode til at få gennemført en datavalidering, og vi fik en øget forståelse for den logik, der lå bagved."
Kommunen lærte, hvordan man kan finde ud af, hvad der bliver indberettet til Danmarks Statistik, og hvordan man kan ringe til dem for at få en CPR-liste over det indberettede. I samarbejde med socialrådgiveren og økonomikonsulenten, gennemførte Anne den første store datavalidering i kommunen. De tre medarbejdere gennemgik datavalideringsprocessen på to intensive uger.
Anne siger, "Vi gennemgik dagligt listerne fra Danmarks Statistik og sammenlignede dem med vores eget overblik over de borgere, vi betalte for. Vi rettede i vores fagsystem på indsatser, handlekommuner, betalingskommuner, datoer osv., og vi bestilte en L402 (Red. en dataindlæsning til Danmarks Statistik), og startede forfra dagen efter. Efter 14 dage var alt rettet, så de borgere, vi betalte for, stemte overens med det antal, der stod i Danmarks Statistik."
Lemvig Kommune gør brug af FLIS data til politisk ledelsesinformation
Den første politiske ledelsesinformation om området blev lavet ved hjælp af data fra Danmarks Statistik i starten af 2020. Det var første gang muligt at forklare, hvorfor udgifterne steg i Lemvig Kommune. I mellemtiden er udfordringen med FLIS Voksenhandicap blevet løst, og Lemvig Kommune har netop lavet en politisk ledelsesinformation udelukkende baseret på FLIS-data. "FLIS er en fantastisk gave til en kommune som vores, da vi kan sammenligne vores nøgletal med andre kommuner. Det er der, hvor FLIS virkelig adskiller sig," fortæller Anne.
Ifølge Anne skal man huske at sikre, at dataene passer, når data bliver allemandseje: "Man må erkende, at en fejl sagtens kan opstå på grund af en forkert indberetning fra ens egen kommune. Men der er som regel en forklaring. Men når man skal sammenligne sine tal med andre kommuners, nytter det ikke noget, hvis dataene ikke er valideret."
Gennem denne proces har kommunen fået en forklaring på, hvorfor udgifterne stiger på det specialiserede voksenområde, og derfor har man en bedre mulighed for at styre udgifterne. I dag bruger Lemvig Kommune kun validerede nøgletal, og ifølge Anne er dette en nødvendighed.
Datakvaliteten i FLIS Voksenhandicap forbedres |
|---|
|
Det primære problem i FLIS Voksenhandicap var, at harmoniseringsreglerne fra Danmarks Statistik ikke var implementeret i FLIS dataområdet Voksenhandicap, samtidig med dårlig registreringspraksis i nogle af kommunerne.
Kommunerne indberetter data til Danmarks Statistik hver måned via automatiske indberetninger eller web-indberetningsløsninger. Danmarks Statistik fjerner ugyldige data og justerer variationer af overlappende ydelsesforløb, såsom data der er registreret flere gange, gennem såkaldte harmoniseringer. Derefter er det op til kommunerne at validere dataene, før statistikken offentliggøres.
Harmoniseringerne er en række regler, som Danmarks Statistik lægger ned over dataområdet for at sikre ensartethed og konsistens i måden data indsamles og behandles på, så data fra forskellige kilder kan sammenlignes og analyseres på tværs af kilder, kommuner m.fl.
For at løse problemerne med datakvaliteten i FLIS, er samme harmoniseringsregler nu implementeret i dataområdet. Det sikrer ensartethed og genkendelighed mellem FLIS og centrale statistikker, samtidig med at kommunerne nu kan bruge FLIS som et redskab til at validere deres data mod Danmarks Statistik. |
Hvad er FLIS? |
|
FLIS er den fælles kommunale løsning for data og ledelsesinformation. FLIS indeholder månedligt opdaterede data fra alle 98 kommuner på alle de store serviceområder. FLIS samler rådata fra kommunernes IT-systemer eller den fælles kommunale infrastruktur, oversætter dem til en fælles informationsmodel, som kommunerne kan bruge til analyser og ledelsesinformation. |
